Organisatie: Schiphol Group

Schiphol Group is eigenaar en exploitant van meerdere Nederlandse luchthavens, waaronder Amsterdam Airport Schiphol, Rotterdam The Hague Airport en Lelystad Airport, en heeft een meerderheidsbelang in Eindhoven Airport. De organisatie speelt een centrale rol in de luchtvaartinfrastructuur van Nederland en werkt dagelijks met circa 3.000 collega’s aan veilige, innovatieve en efficiënte luchthavenoperaties. Binnen de business area Airport Operations & Aviation Partnerships wordt nauw samengewerkt met 1.000 collega’s, 140 luchtvaartmaatschappijen en diverse afhandelaren.

Als Business Process Design Consultant is Gert gevraagd de processen rondom de applicatie FLIRT in kaart te brengen te structureren en te adviseren over de verbetermogelijkheden. Deze tool is geïmplementeerd als oplossing voor het verkrijgen van solide, juiste data over vluchtbelading op basis van door de luchtvaarmaatschappijen verzonden vluchtberichten die voldoen aan de geldende (IATA) industriestandaards. 

Uitdaging

De primaire uitdaging lag in het ontbreken van duidelijke, vastgelegde procedures, verantwoordelijkheden en afspraken voor de werking en het beheer van FLIRT. Hoewel de applicatie operationeel was, waren de processen en koppelvlakken onvoldoende gedocumenteerd. Hierdoor ontstond er onduidelijkheid over verantwoordelijkheden, datastromen en beleidskaders.

Concrete vragen vanuit Schiphol waren onder andere:

• Wat zijn de huidige werkzaamheden, processen en koppelvlakken rondom FLIRT?
• Hoe kunnen deze processen overzichtelijk en overdraagbaar worden vastgelegd?
• Wat is de gewenste toekomstige situatie en hoe ziet het bijbehorende advies eruit?

Proces

Om deze uitdaging aan te pakken, werkte Gert intensief samen met betrokken stakeholders. Het proces bestond uit de volgende stappen:

1. Inventarisatie: interviews met sleutelpersonen en brown paper sessies.
2. Analyse: uitwerken van bestaande processen en identificatie van verbeterpunten.
3. Documentatie: opstellen van het huidige beleid en procesbeschrijvingen.
4. Advies: opleveren van een rapport met concrete verbeteropties en aanbevelingen.

Resultaten

Het project heeft geresulteerd in een volledige en overdraagbare vastlegging van de processen rondom FLIRT. Alle betrokken partijen beschikken nu over heldere procesbeschrijvingen, duidelijke rollen en beleidskaders. Er zijn verbeteringen voorgesteld op het gebied van datakwaliteitsmanagement en functioneel beheer. De kennis is centraal vastgelegd en toegankelijk, waardoor er geen sprake meer is van een single point of failure. Dit draagt bij aan continuïteit, betrouwbaarheid en kennisborging binnen de organisatie.

Conclusie

Dankzij deze opdracht beschikt Schiphol over heldere procesdocumentatie en concrete verbetervoorstellen voor de FLIRT-applicatie. Deze output draagt bij aan betere datakwaliteit, duidelijkere verantwoordelijkheden en meer procescontrole. De samenwerking met stakeholders heeft gezorgd voor draagvlak en borging van de resultaten binnen de organisatie.